The Ishikawa Diagram in the public management filing process
Keywords:
Archiving, Municipality, Quality, Information.Abstract
The ability to meet quality standards in the archiving process is a basis for survival in a globalized and information-accessible environment. For this purpose, the present study aims to detect flaws in the filing time and in the search for documents in the public archive of a city hall through the Ishikawa diagram. The methodology used was qualitative, consisting of a case study with the use of two collection techniques, observation and the application of semi-structured interviews. The study revealed that several factors increase the filing time and the demand for documents, requiring some measures to improve the quality in the sector, such as the digitization and elimination of some documents that have lost their useful life, the training of employees, optimization of physical work space, stimulating interrelationships between sectors, updating of search methods, maintenance and acquisition of equipment and compliance with the limit established for filing in boxes. Finally, the study concludes that the failures in the filing time and in the search for documents in the public archive pointed out through the Ishikawa diagram, involve aspects related to the human factor, machinery, infrastructure and methods adopted.
Downloads
References
ARAUJO, I. K. ; BRITO, M. L. A.; JESUS, A. C. S. Tempos de crise na administração pública: percepção dos gestores do município de Cruzeta/RN. Humanidades & Inovação, v. 7, p. 290-299, 2020.
ARAÚJO, M. I. B. G.; BRITO, M. L. A.; WEBER, T. H. G. Licitações públicas: um estudo de caso no município de Acari/RN. Revista de Casos e Consultoria, v. 10, n. 1, p. e1014, 13 ago. 2019.
ARAÚJO, Rafael Melo Gomes de. A gestão da informação arquivística em ambientes públicos e sua adaptação à lei 12.527/2011: um olhar sobre os arquivos das atividades meios e fins dos hospitais públicos municipais de João Pessoa (Arquivologia). João Pessoa, 2012.
BARDIN, L. Análise de conteúdo. Lisboa: Edições 70, 1977.
BERNARDES, Ieda Pimenta; DELLATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada. In:______. São Paulo: Arquivo Público do Estado. Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, 2008.
BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Recomendações para construção e adaptação de Arquivos. Brasília, 2014. 38 p.
BRITO, F. R. de .; BRITO, M. L. de A. . Impacto do ciclo PDCA no processo de atendimento aos clientes em empresa de aviamentos. E-Acadêmica, v. 1, n. 3, p. e10, 2020.
CAMPOS, V. F.. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. Minas Gerais: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2013.
CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). Nova Lima: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2014.
CERVO, Amado L., BERVIAN, Pedro A. Metodologia Científica. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2006, p. 46.
CHAVES, Andréa Bittencourt Pires. Da Planta taylorista/fordista ao capitalismo de plataforma: as engrenagens da exploração do trabalho. Research, Society and Development, Itabira, v. 9, n. 6, p. e01963473, abr. 2020.
COSTA, G. H. Apostila do curso de formação de Green Belt-6 sigma. RL & Associados. 2012.
FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e Ciência da Informação: (re)construção de marcos interdisciplinares. 2004. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia; Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2004.
GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2010.
GODOY, M. H. C. Brainstorming. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2001.
GONÇALVES, Dirlei Maria Kafer. Manual de gestão documental. Santa Catarina. 2010.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998..
ISHIKAWA, K. Controle de qualidade total: à maneira japonesa. Rio de Janeiro: Campos, 1993.
MARCONI, M. de A. LAKATOS, E. M. Metodologia Científica. São Paulo: Atlas, 2011.
MICHEL, Maria Helena. Metodologia e pesquisa científica em Ciências Sociais: um guia prático para acompanhamento da disciplina e elaboração de trabalhos monográficos. São Paulo: Atlas, 2009.
MORENO, Nadina Aparecida. Gestão Documental ou Gestão de documentos: trajetória histórica. In: BARTALO, Linete; MORENO, Nadina Aparecida (Org.). Gestão em Arquivologia: abordagens múltiplas. Londrina: EDULEL, 2008.
MOURA, L. R. Qualidade simplesmente Total. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
PALADINI, Edson Pacheco. Gestão da qualidade: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2019.
PIERETTI, Rafael Follmann et al. Análise de indicadores de desempenho individual aplicado a manutenção industrial. Research, Society and Development, Itabira, v. 9, n. 6, p. e129963660, abr. 2020.
REZIN, Gabriela. A importância da comunicação interna para o sucesso de um empreendimento: estudo de caso aplicado em uma empresa de factoring. Universidade do Extremo Sul Catarinense. Criciúma, 2010.
RONCAGLIO, Cynthia; SZVARÇA, Décio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação, Florianópolis, p. 1-13, jan. 2004.
SANTOS, V.B. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2002
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 5. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teorias da administração. São Paulo: Pearson, 2013.
SLACK,N; et al. Administração da Produção. São Paulo: Atlas, 2009.
SOARES, J. D.; BRITO, M. L. A. Análise do processo produtivo: a realidade de um abatedouro municipal. Revista de Casos e Consultoria, v. 10, n. 1, p. e10118, 20 dez. 2019.
TRIOLLA, Mario. Introdução a estatística. Rio de Janeiro: LTC, 10ª Edição, 2008.
TUBINO, D. F. Manual de planejamento e controle da produção. São Paulo: Atlas, 2000.
VILELA, Claudiana Nogueira et al. Como a gestão da qualidade pode contribuir para a redução da não conformidade em indústrias moveleiras de Carmo Do Cajuru, MG. Research, Society and Development, Itabira, v. 9, n. 1, p. e100911674, jan. 2020.
WERKEMA, M.C.C. Ferramentas estatísticas básicas para o gerenciamento de processos. Belo Horizonte: Fundação Cristiano Ottoni, 2006.
