O Diagrama de Ishikawa no processo de arquivamento na gestão pública
Palavras-chave:
Arquivamento, Município, Qualidade, Informação.Resumo
A capacidade de atender padrões de qualidade no processo de arquivamento é uma base para a sobrevivência em um ambiente globalizado e de acesso a informação. Para tanto, o presente estudo tem por objetivo detectar falhas no tempo de arquivamento e na procura por documentos no arquivo público de uma prefeitura municipal através do diagrama de Ishikawa. A metodologia utilizada foi qualitativa, consistindo em um estudo de caso com a utilização de duas técnicas de coletas, a observação e a aplicação de entrevista semiestruturada. O estudo revelou que diversos fatores elevam o tempo de arquivamento e a procura por documentos, sendo necessárias algumas medidas para a melhoria da qualidade no setor, como a digitalização e eliminação de alguns documentos que perderam sua vida útil, a capacitação de colaboradores, otimização do espaço físico de trabalho, estímulo da inter-relação entre os setores, atualização dos métodos de busca, manutenção e aquisição de equipamentos e obediência ao limite estabelecido para o arquivamento em caixas. Por fim, o estudo conclui que as falhas no tempo de arquivamento e na procura por documentos no arquivo público apontados através do diagrama de Ishikawa, envolvem aspectos relacionados ao fator humano, maquinário, infraestrutura e métodos adotados.
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